Reforma tributária: o teste de estresse que expõe a fragilidade documental das empresas
Por Juliana Bauer Lomonaco Quinto, Gerente de Marketing da Access para Latam
Desde janeiro de 2026, toda empresa contribuinte no Brasil passou a conviver, na prática, com dois tributos que ainda não existiam no ano anterior: a Contribuição sobre Bens e Serviços e o Imposto sobre Bens e Serviços. A alíquota é simbólica, 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, e o recolhimento está dispensado para quem cumprir as obrigações acessórias. Mas a mudança que parecia técnica e distante já está no dia a dia de quem emite nota fiscal.
Os documentos fiscais eletrônicos passaram a exigir campos específicos para os novos tributos: códigos de situação tributária, classificação item a item, destaque individualizado de CBS e IBS. Quem não parametrizou o sistema emissor está operando com campos em branco ou preenchidos de forma inconsistente, e a tolerância para isso tem prazo. A Receita Federal adiou a rejeição automática de notas sem esses campos, mas a Secretaria da Fazenda do Espírito Santo, em comunicado oficial de abril de 2026, foi direta: a medida foi postergada, não cancelada. Empresas que não se adaptarem enfrentarão rejeição de notas e impactos nas atividades quando a validação passar a ser exigida integralmente.
O que começou como um exercício de transição já está funcionando, na prática, como um teste de estresse para a infraestrutura documental de cada organização.
O que a reforma exige não é fiscal, é documental
A discussão pública sobre a reforma tributária se concentrou, compreensivelmente, nas alíquotas e na carga tributária. Mas o impacto mais imediato para as empresas em 2026 não é financeiro, é operacional. A Lei Complementar nº 214, publicada em janeiro de 2025, instituiu o IVA Dual e criou a base legal para a transição. Os regulamentos vieram entre o final de abril e o início de maio de 2026, com o Decreto nº 12.955 regulamentando a CBS e a Resolução CGIBS nº 6 regulamentando o IBS. A partir de 1º de agosto de 2026, inconsistências nos documentos fiscais eletrônicos passam a sujeitar o contribuinte a penalidades efetivas.
Na prática, isso significa que uma empresa que não consegue preencher corretamente os novos campos em uma NF-e, NFC-e, CT-e ou NFS-e poderá ter a nota rejeitada. Nota rejeitada significa mercadoria que não sai, serviço que não é faturado, operação que não se completa. A reforma não apenas muda a tributação, ela condiciona a continuidade operacional à capacidade de produzir documentos fiscais corretos.
Segundo pesquisa da V360 com 355 profissionais de médias e grandes empresas, menos da metade faz checagem completa das notas fiscais contra pedidos de compra. O restante opera com validações parciais ou manuais. Embora 61% das empresas consigam capturar notas fiscais de forma automatizada, apenas 49% conseguem registrá-las no sistema sem intervenção humana. Em um ambiente onde 63% dessas companhias processam mais de 10 mil notas fiscais por mês, essa lacuna entre captura e registro se traduz em milhares de oportunidades de erro a cada ciclo.
O problema que a reforma não criou, mas tornou impossível de ignorar
Um dado frequentemente citado ajuda a contextualizar a escala do desafio: segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, 95% das empresas brasileiras ainda cometem erros na apuração de tributos. O percentual se refere ao sistema vigente há décadas, com regras que, embora complexas, são conhecidas. O cenário com dois sistemas tributários operando simultaneamente, exigindo estruturas contábeis e documentais paralelas, transforma esse percentual de erro em um multiplicador de risco.
Organizações que tratam a gestão de documentos fiscais como atividade de retaguarda, dependente de conferências pontuais e ajustes manuais, estão descobrindo que essa fragilidade tem consequências que vão além da multa. Em seminário realizado em São Paulo em abril de 2026, com cerca de 100 executivos de médias e grandes empresas, especialistas apontaram que o desafio da reforma deixou de ser regulatório e passou a ser operacional. As perguntas mais frequentes dos participantes giraram em torno de como operacionalizar situações corriqueiras, como cancelamentos, devoluções e reembolsos, dentro do novo modelo. A preocupação dominante não era com a alíquota, mas com a compatibilidade entre a rigidez do sistema proposto e a dinâmica real dos negócios.
A situação é particularmente difícil para setores que ainda não operam plenamente com documentos fiscais eletrônicos, como segmentos de planos de saúde, seguradoras e holdings com operações de locação. Para essas organizações, a reforma não representa uma adaptação de campos em sistemas já existentes, mas uma mudança estrutural na forma como produzem, transmitem e armazenam informações fiscais.
A transição de oito anos e o peso da dupla estrutura
Talvez o aspecto menos discutido da reforma seja o período de convivência entre os dois modelos. Até 2033, os tributos atuais coexistirão com o IBS e a CBS. Isso significa que as empresas precisarão manter, na prática, duas estruturas contábeis e fiscais simultâneas, produzindo documentos que atendam a ambos os regimes. A EFD-Contribuições, por exemplo, permanecerá exigida mesmo após a extinção do PIS e da Cofins ao final de 2026, conforme esclareceu a Nota Técnica nº 11/2026 da Receita Federal, por conta do controle e da fiscalização de fatos geradores anteriores e da gestão de saldos credores remanescentes.
Essa duplicidade representa uma pressão direta sobre a infraestrutura documental das organizações. O volume de documentos fiscais a ser produzido, armazenado e gerenciado tende a crescer de forma significativa durante a transição. Empresas que já enfrentam dificuldades com a gestão documental no sistema atual terão de absorver uma complexidade exponencialmente maior sem que a capacidade de processamento e governança tenha evoluído na mesma proporção.
O mecanismo de Split Payment adiciona outra camada de exigência. Ao prever a retenção automática do imposto no momento do pagamento, o Split Payment elimina o modelo declaratório tradicional e exige que a informação fiscal esteja correta no instante da transação, sem margem para correção posterior. Para empresas que ainda dependem de processos manuais para validar informações em notas fiscais, essa mecânica pode comprometer diretamente o fluxo de caixa: tributo retido sobre um documento fiscal com erro gera retrabalho, pedido de restituição e, no intervalo, indisponibilidade do recurso.
Automação e governança como condições de continuidade
Diante desse cenário, a automação da gestão documental deixa de ser uma pauta de eficiência e se torna uma condição de continuidade operacional. Empresas que conseguem automatizar a captura, a classificação, a validação e o armazenamento de documentos fiscais, integrando esses processos aos sistemas contábeis e de compliance, ganham não apenas produtividade, mas resiliência. A capacidade de absorver mudanças regulatórias sem paralisar a operação depende diretamente da maturidade documental da organização.
A governança documental, nesse contexto, significa rastreabilidade completa do ciclo de vida de cada documento fiscal, atualização contínua dos leiautes conforme as notas técnicas publicadas pelos reguladores, e integração com múltiplos sistemas internos e externos. Sem essa camada, a empresa fica exposta não apenas a multas, mas à impossibilidade de operar. A própria regulamentação reconhece a complexidade: o mecanismo de autorregularização previsto na Lei Complementar nº 214 concede 60 dias para correção de irregularidades após intimação. Mas contar com esse prazo como estratégia é o oposto de governança, é gestão de crise permanente.
A reforma tributária brasileira está realizando algo que décadas de debates sobre modernização administrativa não conseguiram: forçar as empresas a confrontar a real condição da sua infraestrutura documental. As organizações que avançaram na digitalização de processos, na automação da gestão de documentos e na construção de camadas de governança auditáveis estão absorvendo a transição com ajustes incrementais. As que mantiveram estruturas analógicas, fragmentadas e dependentes de intervenção manual estão diante de um risco que vai além do fiscal. Na essência, o que a reforma expôs é que o problema de muitas empresas nunca foi tributário, foi documental. E o prazo para resolvê-lo já está correndo.
Sobre a Access
A Access é o maior fornecedor mundial de serviços de gestão de registros e informações (RIM), com operações na nas Américas e Índia. Como um provedor de soluções de ponta a ponta, com custo-benefício, que atende todo o ciclo de vida do RIM, a Access ajuda organizações a garantir que seus registros críticos e confidenciais, tanto físicos quanto digitais, sejam retidos, gerenciados e processados com segurança, em conformidade com os mandatos regulatórios. As principais soluções incluem armazenamento externo; migração de acervo, indexação, digitalização e arquivamento de registros digitais; e serviços de destruição segura e BPO. Juntas, a Access e Triyam, uma empresa da Access focada em software para arquivamento de registros eletrônicos de saúde, foram reconhecidas 16 vezes na lista Inc. 5000; várias vezes reconhecidas pela Newsweek, incluindo a lista das Melhores Empresas da América de 2024 para Diversidade e a designação de Melhor Empresa Digital de Saúde do Mundo; e reconhecidas três vezes como Melhor em KLAS em Arquivamento de Dados. Para mais informações sobre a Access, visite: https://accesscorp.com.br
