Releases

Por Juliana Bauer Lomonaco Quinto, Gerente de Marketing da Access para Latam

A adoção acelerada de inteligência artificial nas empresas, especialmente após a popularização dos modelos generativos a partir de 2023, trouxe um efeito colateral pouco discutido até então: a exposição da desorganização estrutural dos dados corporativos. Segundo estimativas recentes de consultorias como IDC e Gartner, mais de 80% das informações geradas pelas empresas são não estruturadas, concentradas em documentos, e-mails, contratos e relatórios.

No Brasil, muitas empresas digitalizaram processos, mas não estruturaram a informação. O resultado é um paradoxo contemporâneo: embora já tenha havido investimentos em IA, as organizações ainda não conseguem alimentar esses sistemas com dados confiáveis, rastreáveis e governados. E é este ponto que tem levado decisores a revisitar um tema que, durante anos, foi tratado como operacional: a gestão documental.

A maior parte das decisões empresariais ainda se apoia em informações contidas em documentos. Contratos definem riscos jurídicos e financeiros. Relatórios orientam investimentos. Históricos de clientes sustentam estratégias comerciais. Correspondências registram acordos e compromissos. O problema é que esses ativos, em sua maioria, não estão preparados para serem consumidos por sistemas de inteligência artificial.

O problema é que documentos não seguem um padrão rígido. Estão em formatos diversos, muitas vezes sem classificação consistente, sem metadados e com controle de acesso fragmentado. Para um modelo de IA, isso significa dificuldade em interpretar contexto, identificar relevância e garantir precisão nas respostas.

Quando uma IA opera sobre dados desorganizados, aumenta a probabilidade de respostas imprecisas, decisões equivocadas e até exposição indevida de informações sensíveis. Em setores regulados, como financeiro e saúde, isso pode gerar impactos legais relevantes. É nesse ponto, justamente, que a gestão documental deixa de ser um tema de eficiência e passa a ser um tema de governança e segurança da informação.

Digitalização sem governança

Nos últimos anos, a digitalização avançou de forma desigual. Muitas empresas migraram documentos físicos para o digital, mas não evoluíram na estruturação dessas informações. O processo ficou incompleto: sem classificação, indexação e padronização, o documento digital continua sendo apenas um arquivo isolado.

A inteligência artificial, ao exigir dados estruturados e contextualizados, está forçando uma revisão desse modelo. Projetos de IA que envolvem automação de processos, analytics avançado ou assistentes corporativos dependem diretamente da qualidade da base documental. Essa mudança de percepção tem provocado um movimento claro no mercado. Empresas estão retomando iniciativas de digitalização estruturada, com foco em classificação automática, enriquecimento de metadados e organização por taxonomias bem definidas. Tecnologias de OCR avançado, NLP e machine learning passam a ser utilizadas não apenas para leitura de documentos, mas para sua compreensão semântica.

No contexto brasileiro, esse movimento ganha uma camada adicional de complexidade. A Lei Geral de Proteção de Dados impõe requisitos claros sobre tratamento, armazenamento e acesso a informações pessoais. Documentos corporativos frequentemente contêm dados sensíveis, e a falta de controle sobre esses arquivos amplia a superfície de risco.

A IA, ao acessar esses dados, intensifica essa exposição: se não houver políticas claras de governança documental, o uso de inteligência artificial pode inadvertidamente violar princípios da LGPD, como minimização e finalidade. Isso tem levado empresas a integrar projetos de IA com iniciativas de governança da informação, criando estruturas mais robustas de controle.

Por conta disso, a gestão documental passa a incorporar elementos típicos de segurança da informação. Classificação por nível de sensibilidade, controle granular de acesso, rastreabilidade de uso e auditoria tornam-se requisitos básicos. Não se trata apenas de organizar documentos, mas de garantir que eles possam ser utilizados de forma segura por sistemas automatizados.

Outro ponto que ganha relevância é a qualidade do dado. Modelos de IA são altamente dependentes da consistência das informações. Documentos duplicados, versões conflitantes ou informações desatualizadas comprometem diretamente o desempenho desses sistemas.

Isso tem impulsionado iniciativas de deduplicação, versionamento e curadoria documental. Empresas começam a tratar documentos como bases de conhecimento que precisam ser mantidas, revisadas e atualizadas continuamente. A lógica é semelhante à gestão de dados estruturados, mas aplicada a um universo muito mais complexo.

Ao mesmo tempo, a evolução tecnológica abre novas possibilidades. Ferramentas de IA podem ser utilizadas para organizar documentos, criando um ciclo virtuoso. Classificação automática, extração de entidades, geração de metadados e identificação de padrões tornam o processo mais eficiente. Essa combinação entre tecnologia e governança aponta para um novo estágio da gestão da informação nas empresas. Um estágio em que documentos deixam de ser arquivos passivos e passam a integrar o fluxo ativo de inteligência.

A tendência é que esse movimento se intensifique nos próximos anos. Na medida em que a IA se torna mais presente nas operações, a pressão por dados estruturados e confiáveis aumenta. Empresas que anteciparem esse processo terão vantagem competitiva.

Sobre a Access

A Access é o maior fornecedor mundial de serviços de gestão de registros e informações (RIM), com operações na nas Américas e Índia. Como um provedor de soluções de ponta a ponta, com custo-benefício, que atende todo o ciclo de vida do RIM, a Access ajuda organizações a garantir que seus registros críticos e confidenciais, tanto físicos quanto digitais, sejam retidos, gerenciados e processados com segurança, em conformidade com os mandatos regulatórios. As principais soluções incluem armazenamento externo; migração de acervo, indexação, digitalização e arquivamento de registros digitais; e serviços de destruição segura e BPO. Juntas, a Access e Triyam, uma empresa da Access focada em software para arquivamento de registros eletrônicos de saúde, foram reconhecidas 16 vezes na lista Inc. 5000; várias vezes reconhecidas pela Newsweek, incluindo a lista das Melhores Empresas da América de 2024 para Diversidade e a designação de Melhor Empresa Digital de Saúde do Mundo; e reconhecidas três vezes como Melhor em KLAS em Arquivamento de Dados. Para mais informações sobre a Access, visite: https://accesscorp.com