O que muda na guarda dos documentos fiscais eletrônicos com o Ajuste SINIEF 2/2025
Por Romel Tolentino, Vice-Presidente Comercial para a América Latina da Access
Em 3 de agosto de 2026 terminou o período de flexibilização que permitia às empresas do regime regular emitir documentos fiscais eletrônicos sem os campos do IBS e da CBS. Desde então, notas sem os novos grupos de informação são rejeitadas pelo ambiente autorizador, conforme o Comitê Gestor do IBS confirmou em comunicado de julho de 2026. O marco encerra a fase de tolerância do primeiro ano de testes da reforma tributária e, com menos atenção do mercado, inaugura também um novo ciclo de vida para esses arquivos.
Pelo Ajuste SINIEF nº 2/2025, publicado pelo CONFAZ em conjunto com a Receita Federal e em vigor desde 1º de maio de 2025, cada XML autorizado a partir de agora permanecerá nas bases das administrações tributárias por no mínimo 132 meses.
A norma foi recebida com uma certa confusão pelo mercado. Ao fixar o prazo de 11 anos, contado da data de autorização do documento, para a guarda e o expurgo dos XMLs de NF-e, CT-e, MDF-e, NFC-e, BP-e, NF3e, NFCom e dos demais documentos fiscais eletrônicos listados, o ajuste foi lido por parte do mercado como uma ampliação da obrigação do contribuinte. Circularam orientações de que as empresas teriam de estender sua retenção de cinco para 11 anos, e fornecedores de sistemas anunciaram a mudança como uma nova exigência a ser cumprida pelos clientes.
A cláusula primeira do ajuste diz que os Estados, o Distrito Federal e a Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil acordam em padronizar o prazo entre si, e o instrumento se fundamenta no artigo 199 do Código Tributário Nacional, que trata da assistência mútua entre as fazendas públicas. A Secretaria da Fazenda de São Paulo, na Resposta à Consulta Tributária nº 31.869, publicada em 2025, afirmou que a exigência se dirige exclusivamente às administrações tributárias e não impõe novas obrigações ao contribuinte, cujo prazo de guarda permanece o da legislação vigente, no caso paulista os cinco anos do artigo 202 do Regulamento do ICMS.
A regra geral continua sendo a do Código Tributário Nacional, que vincula a guarda aos prazos decadencial e prescricional de cinco anos, com a ressalva dos documentos relacionados a processos pendentes, preservados até a decisão definitiva.
Vale detalhar como esse prazo se conta, porque é daí que vem parte da confusão. Pelo artigo 173 do Código Tributário Nacional, o prazo de cinco anos para o fisco constituir o crédito começa no primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito, o que, na prática, leva a retenção prudente a algo entre cinco e seis anos.
Já os 132 meses do ajuste correm da data de autorização de cada documento e não se confundem com prazo decadencial ou prescricional, como destacou a consultoria Grant Thornton em análise publicada em abril de 2025. São instrumentos de natureza distinta, um voltado ao direito de cobrar e outro à gestão das bases de dados das administrações.
Como os prazos de guarda passam a funcionar
Esclarecido o alcance, o que resta é a consequência prática, e ela é mais relevante do que a polêmica sobre quem deve guardar o quê. A partir de maio de 2025 passou a existir uma assimetria formal de memória entre o fisco e o contribuinte. A administração tributária terá, para cada documento, um histórico de 11 anos disponível para cruzamentos e revisões, enquanto a empresa que seguir apenas o mínimo legal terá descartado o mesmo arquivo após cinco anos, ou seis, a depender de como se conta o prazo decadencial. Nos anos que separam um prazo do outro, o fisco saberá da operação e o contribuinte terá apenas a escrituração contábil, sem o documento que a originou.
Na maioria dos casos isso não gera autuação, porque o direito de constituir o crédito tributário também está limitado pelo prazo decadencial. Há situações, porém, nas quais a janela mais longa importa. Processos administrativos e judiciais que se arrastam por anos, pedidos de restituição e ressarcimento, glosas de crédito em cadeias de fornecimento, revisões de preço de transferência, disputas societárias e diligências em fusões e aquisições frequentemente exigem documentos de operações ocorridas muito antes de cinco anos.
Em todas elas, a parte que preservou o XML íntegro, com os eventos de cancelamento, carta de correção e manifestação do destinatário, chega à mesa com mais informação do que a parte que não preservou.
Reforma tributária também gerou mudanças
Este ponto ganhou outra dimensão com a reforma tributária. Os XMLs autorizados desde agosto de 2026 carregam, além dos tributos atuais, os grupos de IBS e CBS com a alíquota teste de 1%, composta por 0,1% de IBS e 0,9% de CBS. São os primeiros documentos do regime dual, e é sobre eles que a Receita Federal, os estados e o Comitê Gestor do IBS vão calibrar apuração, crédito e fiscalização do novo modelo nos próximos anos.
Com a guarda de 132 meses pelas administrações, esses arquivos estarão disponíveis para análise retrospectiva até 2037, período no qual a transição entre os dois sistemas estará concluída e eventuais inconsistências do ano de testes poderão ser reexaminadas à luz das regras definitivas.
Para o contribuinte, a pergunta deixa de ser se a norma o obriga e passa a ser qual política de retenção faz sentido em um ambiente no qual a contraparte guarda por mais tempo. A Associação Brasileira de Automação para o Comércio, em orientação técnica divulgada em abril de 2025, recomendou que as empresas adotem voluntariamente os mesmos 11 anos para os XMLs, como medida de segurança jurídica diante de fiscalizações, auditorias e litígios.
A recomendação não tem força de obrigação, mas reflete a lógica de quem já lidou com um auto de infração no qual o único documento capaz de sustentar a defesa havia sido expurgado por política interna.
Guardar por 11 anos, porém, é diferente de apenas não apagar. A utilidade de um XML depende de ele permanecer íntegro, legível, indexado e associado aos eventos que o alteraram ao longo do tempo. Arquivos soltos em servidores de departamento, cópias em caixas de e-mail e backups sem catálogo não atendem a esse requisito, e é comum que empresas descubram isso somente quando precisam localizar uma nota específica de sete anos atrás em meio a milhões de documentos.
A gestão documental fiscal exige tabela de temporalidade definida, repositório com controle de versão e de acesso e rotina de verificação de integridade, além de uma política de expurgo aplicada com o mesmo rigor da política de guarda, porque reter indefinidamente o que não precisa ser retido também tem custo e risco, inclusive sob a Lei Geral de Proteção de Dados quando os documentos envolvem pessoas físicas.
Há ainda um efeito sobre a forma como o fisco fiscaliza. Com 11 anos de dados estruturados em XML, cruzamentos que antes dependiam de amostragem passam a ser possíveis em séries longas: padrões de emissão por fornecedor, recorrência de cancelamentos, divergências entre o declarado na nota e o escriturado no SPED, comportamento de crédito ao longo de ciclos completos de negócio. O contribuinte que mantém seu próprio histórico consegue antecipar essas análises e corrigir inconsistências antes que virem notificação, enquanto aquele que descartou o arquivo no quinto ano responde a perguntas sobre o oitavo com base na memória da outra parte.
O Ajuste SINIEF nº 2/2025 não alterou a obrigação legal das empresas, e esse ponto precisa ser dito com clareza para interromper a interpretação equivocada que ainda circula. O que a norma alterou foi o equilíbrio de informação entre quem emite e quem fiscaliza. Em um ambiente no qual os documentos do novo sistema tributário começam a ser gerados em escala e serão revisitados por mais de uma década, a decisão sobre quanto tempo guardar deixou de ser uma questão de cumprimento mínimo e passou a ser uma escolha sobre quanto a empresa quer saber do próprio passado quando for perguntada sobre ele.
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