Gestão documental ganha espaço na adaptação à reforma tributária
Por Romel Tolentino, Vice-Presidente Comercial para a América Latina da Access
Como já tem sido amplamente divulgado, a reforma tributária vai mudar quase que completamente o processo de recolhimento fiscal brasileiro. Uma das transformações previstas é o split payment, que prevê a separação da parcela dos tributos na liquidação dos pagamentos, e que demanda uma integração quase que total entre essas duas frentes.
E o ponto central para essa gestão é a ligação entre o documento emitido, a operação que o originou, e o pagamento correspondente. Automatizar o recolhimento não produz, por si só, o histórico comercial de uma compra ou da contratação de um serviço. Essa rastreabilidade depende da associação entre contratos, pedidos, comprovantes de entrega, documentos fiscais e registros financeiros. É essa continuidade que a guarda e a recuperação das informações precisam preservar.
Uma mesma compra pode deixar o contrato em compras, a nota fiscal na contabilidade e o comprovante de pagamento no financeiro. Reunir essas informações permite compreender o negócio realizado, inclusive quando há parcelamentos, devoluções ou ajustes. A aproximação entre documentos fiscais e transações financeiras reforça a necessidade de organizar os registros como partes de uma operação, preservando as relações entre o que foi contratado, entregue e pago.
Entretanto, a automação do recolhimento não reúne, por si só, esse histórico comercial. Para acompanhar uma compra ou a contratação de um serviço, a empresa precisa associar documentos produzidos em momentos diferentes e sob a responsabilidade de várias áreas. A gestão documental deve preservar essa continuidade, permitindo que as informações utilizadas no processamento fiscal também estejam disponíveis para conciliação, consultas internas e comprovação das operações.
Esse trabalho abre espaço para projetos que combinem guarda física, digitalização, armazenamento eletrônico e organização dos fluxos de informação. Para empresas especializadas nesses serviços, a oportunidade está em ajudar o cliente a incorporar os documentos à rotina dos negócios, desde o recebimento dos arquivos até a recuperação do histórico de uma transação. O escopo pode incluir classificação, indexação e vinculação dos registros aos contratos e pagamentos correspondentes.
Organização começa no fluxo entre as áreas
O primeiro passo é identificar os registros que cada área produz ou recebe. Compras reúne pedidos e contratos; a operação registra entregas ou o aceite de serviços; o financeiro acompanha pagamentos; e a área fiscal utiliza os documentos na apuração. Uma política de gestão documental precisa definir como essas informações serão relacionadas, quem poderá consultá-las e quem responderá por sua atualização e preservação.
Essa definição deve orientar a classificação dos arquivos. Metadados como fornecedor, unidade de negócio, período e identificação da operação permitem localizar documentos a partir de diferentes necessidades de consulta. No caso da NF-e, a chave de acesso pode ser utilizada como referência para estabelecer vínculos com outros registros. O importante é que os critérios de organização sejam compartilhados pelas áreas envolvidas, mesmo quando cada departamento utiliza um sistema próprio.
Centralizar a gestão, portanto, não exige transferir todos os arquivos para uma única pasta. O projeto pode preservar os sistemas utilizados pelas equipes, desde que estabeleça critérios comuns de classificação, acesso e recuperação. A integração deve permitir que uma consulta alcance os documentos necessários à análise, respeitando as responsabilidades de cada área e as permissões de quem utiliza a informação.
Uma venda parcelada ilustra essa necessidade: a nota fiscal pode corresponder a vários recebimentos, realizados em datas diferentes. Se houver uma devolução parcial, o histórico também precisará incluir os documentos que registram a devolução e os ajustes financeiros e fiscais cabíveis. Manter essas informações associadas permite acompanhar as alterações da operação sem perder a referência do negócio original.
A digitalização contribui para incorporar a esse fluxo contratos antigos, aditivos e comprovantes ainda mantidos em papel. A conversão deve vir acompanhada de indexação e associação às operações correspondentes. Já os documentos originalmente eletrônicos precisam ser capturados e preservados em seu formato de origem. O projeto deve distinguir o acervo que precisa ser convertido dos arquivos que já nascem digitais e necessitam de classificação, armazenamento e controle de acesso.
Split payment vai reforçar a conexão entre documentos e pagamentos
É nessa relação entre informação fiscal e acompanhamento da operação que o split payment se insere. Previsto na Lei Complementar nº 214, de 2025, o mecanismo estabelece a segregação e o recolhimento do Imposto sobre Bens e Serviços, o IBS, e da Contribuição sobre Bens e Serviços, a CBS, na liquidação financeira das transações alcançadas.
Embora essa implantação ocorra por etapas, a vinculação entre notas fiscais e pagamentos já conta com especificações técnicas. A Nota Técnica 2026.006, publicada em agosto de 2026, detalha como informar os dados da transação financeira em campos específicos do documento fiscal eletrônico ou em eventos associados. Essa estrutura permite relacionar a nota ao pagamento correspondente, preservando o vínculo entre os registros fiscais e financeiros.
Para a gestão documental, a implicação é preservar essa associação no acervo utilizado pela empresa. Os dados transmitidos para viabilizar o recolhimento devem continuar relacionados aos documentos que explicam a operação. Assim, a integração dos sistemas fiscais e financeiros pode ser acompanhada de uma organização que permita às equipes consultar o histórico comercial, identificar alterações e acompanhar os valores envolvidos.
Em resumo, a preparação para a reforma tributária deve incluir a gestão documental nas decisões sobre investimentos, sistemas e processos. Isso significa planejar a organização dos acervos junto com as mudanças na operação, definindo o apoio especializado necessário para que os documentos estejam disponíveis a quem precisa utilizá-los. O ganho pode permanecer muito além da adequação fiscal: menos tempo gasto reunindo comprovantes, mais agilidade para esclarecer divergências e condições de responder a uma auditoria sem mobilizar várias áreas para reconstruir o histórico de uma transação.
Sobre a Access
A Access é o maior fornecedor mundial privado de serviços de gestão de registros e informações (RIM), com operações nas Américas. Como um provedor de soluções de ponta a ponta, com custo-benefício, que atende todo o ciclo de vida do RIM, a Access ajuda organizações a garantir que seus registros críticos e confidenciais, tanto físicos quanto digitais, sejam retidos, gerenciados e processados com segurança, em conformidade com os mandatos regulatórios. As principais soluções incluem armazenamento externo; migração de acervo, indexação, digitalização e arquivamento de registros digitais; e serviços de destruição segura e BPO. A Access foi reconhecida 16 vezes na lista Inc. 5000; várias vezes reconhecida pela Newsweek, incluindo a lista das Melhores Empresas da América de 2024 para Diversidade e a designação de Melhor Empresa Digital de Saúde do Mundo; e reconhecida três vezes como Melhor em KLAS em Arquivamento de Dados. Para mais informações sobre a Access, visite: https://accesscorp.com
